Project_1009

Managed Forgetting
Sustaining Grass-roots Organizational Memories: Foundations and Methods of Managed Forgetting for Knowledge Workers

Introducing ‘forgetting’ into organizational knowledge management methods and practices promises to help overcome information overload and to ease focusing on and refinding the really important things. In this project, we will investigate foundations and methods of ‘managed’ forgetting - an evidence-based routine of intentional forgetting that does not require conscious will. Managed forgetting aims to translate cognitive mechanisms especially the focusing power of forgetting into the digital world, while at the same time complementing human remembering and forgetting. This is done by automatically collecting a variety of evidences for predicting the importance of information items and by combining the inferred information value - the ‘memory buoyancy’ - with a flexible set of forgetting actions.

A well-founded and usable concept of managed forgetting requires comprehensive interdisciplinary research of the foundations and methods as well as of its embedding into knowledge management processes. For achieving the objectives experts from three different domains – cognitive science, information analysis and retrieval and knowledge management – will closely work together in this project. Cognitive science experiments will deepen the understanding of relevant cognitive processes, namely the processes underlying saving-enhanced memory and compare them to directed forgetting. Based on the interdisciplinary foundations we will develop multifaceted methods for information value assessment, which help in understanding the current item importance. The learned memory buoyancy will be used to develop and evaluate ‘forgetful’ information access methods for a grass-roots organizational memory, which create conceptual alternatives to the keep-or-delete paradigm, e.g., information hiding or summarization. For embedding into organizational knowledge management we will link managed forgetting to tasks and investigate the extension to groups of knowledge workers. Finally, we will investigate the effects on the user, which incorporates empirical testing and investigating the interactions between human and digital forgetting.

Evaluation and experiments will play a crucial role in the project. Therefore, the Semantic Desktop is providing an ideal crystallization point for our interdisciplinary research: (a) It supports the typical activities of a knowledge worker, e.g. in administration; (b) it already maps the conceptual organization of the human cognitive system into a grass-roots organizational knowledge management system via an personal ontology and (c) it provides a testbed for technical, cognitive and interdisciplinary research and experimentation.

The project bridges two research areas of the Schwerpunktprogramm "Intentional Forgetting in Organisations" (SPP 1921), namely ‘Arbeitsfeld 1’ for investigating the personal and team view of knowledge workers on forgetting and ‘Arbeitsfeld 2’ to realize managed forgetting for a knowledge-based system.

Die Einführung des "Vergessens" in das Wissensmanagement ist ein vielversprechender Ansatz zur Reduktion der Informationsflut und zur Fokussierung auf wichtige Information und deren Auffindbarkeit. In diesem Projekt sollen Grundlagen und Methoden eines Managed Forgetting erforscht werden, einem evidenz-basierter Ansatz zum Intentional Forgetting. Managed Forgetting zielt darauf ab, die Kapazität des menschlichen Vergessens zur Fokussierung auf das Wesentliche in digitale Prozesse zu übersetzen, dabei aber Prozesse des menschlichen Erinnerns und Vergessens zu ergänzen anstatt sie einfach zu kopieren. Hierzu werden automatisch vielfältige Evidenzen für die Wichtigkeit von Inhalten gesammelt, zu einem Wert "Memory Buoyancy" zusammengeführt und mit einem Portfolio an Vergessensaktionen kombiniert.

Zur Entwicklung des Konzepts "Managed Forgetting" ist die umfassende interdisziplinäre Erforschung seiner Grundlagen und Methoden sowie der Einbettung in Prozesse des Wissensmanagements notwendig. Hierzu arbeiten im Projekt Experten aus drei Bereichen, Kognitionswissenschaften, Informationsanalyse und Retrieval, sowie Wissensmanagement eng zusammen. In Experimenten werden die Kognitionswissenschaftler das Verständnis für relevante kognitive Prozesse vertiefen, welche dem saving-enhanced Memory unterliegen, und mit dem gerichteten Vergessen vergleichen. Ausgehend von den interdisziplinären Grundlagen werden Methoden zur Informationsbewertung (aktuellen Wichtigkeit) entwickelt. Die gelernten Werte werden zur Entwicklung "vergesslicher" Methoden für den Informationszugriff in einem evolutionären Unternehmensgedächtnis genutzt, wobei der Schwerpunkt auf Alternativen zum reinen "Keep-or-Delete" Paradigma (z.B. zeitweises Unterdrücken und Zusammenfassen von Information) liegt. Zur weiteren Einbettung in das Wissensmanagement werden die Verbindung zu Tasks und die Erweiterung auf Gruppen von Wissensarbeitern untersucht. Abschließend werden auch die Effekte von Managed Forgetting auf den Nutzer hinterfragt sowohl durch empirische Test als auch durch die Analyse der Interaktionen zwischen menschlichem und digitalem Vergessen.

Evaluation und Experimente spielen eine wichtige Rolle im Projekt. Hierfür bildet der Semantic Desktop einen zentralen Kristallisationspunkt für die interdisziplinäre Zusammenarbeit: Er unterstützt (a) die Arbeit von Wissensarbeitern z.B. in der Verwaltung, bildet (b) bereits die konzept-orientierte Organisation im menschlichen kognitiven System über eine persönliche Ontologie in ein evolutionäres Wissensmanagement ab, und bietet (c) eine Testumgebung für die technische, kognitive und interdisziplinäre Forschung und Evaluation im Projekt.

Das Projekt positioniert sich in zwei Arbeitsfeldern des DFG Schwerpunktprogramm "Intentional Forgetting in Organisationen" (SPP 1921): Im Arbeitsfeld 1 erforscht es die individuellen und die gruppenorientierte Sicht auf das Vergessen im Wissensmanagement und im Arbeitsfeld 2 realisiert es Managed Forgetting für ein wissensbasiertes System.

Contact Person

Dr. Heiko Maus

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