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Ricoh Demoroom
Ricoh Demoroom

The Ricoh Demoroom is part of the Competence Center "Virtual Office of the Future" (CC-VOF) at DFKI. In a cooperative project with Ricoh, the VOF designs and tests innovative software solutions that effectively support knowledge-intensive work processes. The Ricoh Demoroom lets visitors experience new methods for work in the office of the future and, simultaneously, serves as an experimental test lab for new concepts in office procedures. The focus of research is on support to knowledge-intensive office work with a combination of DFKI's intelligent assistance systems and Ricoh's multi-functional office equipment (Multifunctional Product - MFP) that combines printer, copier, scanner, and fax in one device.

In the Ricoh Demoroom, we show along stories, how the work in the office of the future may look like when using Ricohs multi-functional products combining them with DFKI's intelligent assistant systems. The demos range from a smart digital kiosk for information-on-the-fly, up to organizing work on the MFP up to pro-active and context-sensitive support of knowledge-intensive office work. For example, the following demos Task2MFP and Scan2Task:

With the functionalities of Task2MFP and Scan2Task, users are able to to access their personal task list directly at the control panel of the MFP, to print attached files (Task2MFP), enter new tasks, or attach scanned documents directly to the corresponding task (Scan2Task).

In our demo, the task list is retrieved from the agile workflow-system TaskNavigator - an intelligent assistance system which supports users in executing their knowledge intensive work.

All actions at the MFP are executed in the context of the respective task being performed by the user: for example, the commonly used scan-to-email functionality is replaced by scan-to-task which not only reduces the load at the email inbox but also reduces the effort to organize documents required for the task-at-hand. The step from paper to intelligent task management is complete.

This task-oriented document handling effectively integrates the MFP's as a resource for knowledge intensive processes and, in this way, represents an initial step towards the comprehensive use of such devices to manage knowledge-intense processes in the office of the future.

Related Links:

DFKI Newsletter for CeBIT 06 (CC-VOF)

DFKI Newsletter for CeBIT 07 (CC-VOF)

Der Ricoh Demoroom ist Teil des Kompetenzzentrums "Virtual Office of the Future" (CC-VOF) am DFKI. Im VOF werden in Zusammenarbeit mit Ricoh innovative Softwarelösungen zur effektiven Unterstützung wissensintensiver Arbeitsprozesse konzipiert und erprobt. Der Ricoh Demoroom macht neue Arbeitsweisen im Büro der Zukunft für Besucher erfahrbar und ist gleichzeitig experimentelles Testfeld für neue Konzepte der Büroarbeit. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Unterstützung wissensintensiver Arbeit im Büro durch die Kombination von intelligenten Assistenzsystemen des DFKI und Ricohs Multifunktionalgeräten (Multifunctional Product - MFP), die Drucker, Kopierer, Scanner und Fax in einem Gerät vereinen.

Im Demoroom zeigen wir anhand von Geschichten aus dem Büroalltag, wie die Arbeit im Büro der Zukunft aussehen mag, wenn Ricohs Multifunktionalgeräte mit den intelligenten Assistenzsystemen des DFKI kombiniert werden. Die Demos reichen von einer digitalen Litfaß-Säule für Information-on-the-fly, über die Arbeitsorganisation direkt am MFP, bis hin zur proaktiven und kontextsensitiven Assistenz der wissensintensiven Büroarbeit. So z.B. mit den beiden Funktionalitäten Task2MFP und Scan2Task:

Benutzer können direkt am Bedienfeld eines MFP auf persönliche Aufgabenlisten zugreifen, angehängte Dokumente ausdrucken (Task2MFP), neue Aufgaben anlegen und gescannte Dokumente direkt an zugehörige Aufgaben anhängen (Scan2Task).
Die Aufgabenliste in unserer Demo stammt dabei aus dem Workflow-System TaskNavigator - einem intelligenten Assistenzsystem zur Unterstützung der Wissensarbeit.

Alle Aktionen am MFP finden dabei im jeweiligen Kontext der zu erledigenden Aufgabe des Nutzers statt: So entfällt mit Scan2Task etwa das bisher übliche Senden des Dokuments per E-Mail mit Scan-to-email. Dies entlastet einerseits die E-Mail-Eingangsbox und reduziert andererseits den Arbeitsaufwand, sich an den Grund des Scannens und die nötige Aktion zu erinnern, da die Dokumente bereits der jeweiligen Aufgabe zugeordnet wurden. Der Schritt von Papier zur intelligenten Aufgabenverwaltung ist vollzogen. Diese aufgabenorientierte Dokumentarbeit bindet MFP's als Arbeitsmittel für die wissensintensive Arbeit ein und ist damit ein erster Schritt hin zur umfassenden Nutzung der Geräte für die Bewältigung wissensintensiver Arbeit im Büro der Zukunft.

Weitere Links:

DFKI Newsletter zur CeBIT 06 (CC-VOF)

DFKI Newsletter zur CeBIT 07 (CC-VOF)

Contact Person

Dr. Heiko Maus

+49 631 20575 1110